Zeiterfassung mit Slack vs dedizierte Tools für kleine Teams

Warum kleine Teams überhaupt über Slack nachdenken

Bei uns kommen immer wieder Anfragen von Teams mit drei bis acht Leuten. Sie nutzen Slack schon für alles und fragen sich, ob sie nicht einfach dort auch die Stunden tracken können. Das klingt erst mal praktisch. Ein Tool weniger, ein Kanal mehr.

Ich habe das selbst ausprobiert, als wir bei Jomawo noch zu viert waren. Ein Bot sollte die Zeiten sammeln. Nach zwei Wochen war klar: Die Daten waren lückenhaft und die Auswertung mühsam.

Wie funktioniert Zeiterfassung eigentlich in Slack?

Es gibt zwei gängige Wege. Entweder schreibt jeder seine Zeiten in einen Kanal oder ein Bot fragt per Slash-Command oder Reminder nach. Manche Teams nutzen auch Threads pro Projekt.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Alle sind schon da. Niemand muss eine neue App öffnen. Doch genau hier liegt auch das Problem. Die Nachrichten verschwinden schnell im Feed. Wer später nachschauen will, was letzte Woche bei Projekt X gelaufen ist, scrollt lange.

Typische Stolperfallen im Slack-Alltag

Ein häufiger Fall: Jemand vergisst den Eintrag. Am nächsten Tag fällt es auf, aber die Erinnerung ist schon verblasst. Oder zwei Leute tracken dieselbe Aufgabe doppelt, weil der Thread nicht klar zugeordnet war. Bei uns im Team habe ich das mehrmals gesehen, bevor wir umgestiegen sind.

Ein weiteres Thema sind Pausen und Abwesenheiten. Slack merkt nicht automatisch, wenn jemand offline geht. Man muss manuell nachhalten, dass jemand nur vier Stunden statt acht gearbeitet hat.

Dedizierte Tools – was sie anders machen

Ein echtes Zeiterfassungstool startet und stoppt die Zeit mit einem Klick. Es trennt Projekte klar voneinander und zeigt auf einen Blick, wie viele Stunden schon verbraucht sind. Für kleine Teams zählt vor allem die Übersicht am Monatsende.

Ich erinnere mich an ein Gespräch mit einem Gründer, der sagte: „Wir haben drei Monate lang Slack genutzt und am Ende zwei Tage gebraucht, um die Daten für die Abrechnung zusammenzusuchen.“ Danach hat er ein dediziertes Tool eingeführt.

Konkretes Rechenbeispiel

Nehmen wir ein Team mit fünf Personen. Jede Person vergisst oder verliert durch Slack pro Monat durchschnittlich 12 Viertelstunden. Bei einem Stundensatz von 85 Euro ergibt das pro Person 51 Euro entgangenen Umsatz. Für das ganze Team sind das 255 Euro monatlich. Über ein Jahr summiert sich das auf über 3000 Euro. Das ist nur der direkte Umsatzverlust – die Zeit für manuelles Nachrechnen kommt noch dazu.

Vergleich in der Praxis

Die Tabelle zeigt die Unterschiede klar. Slack gewinnt bei der Einstiegshürde. Bei allem anderen, was am Monatsende zählt, liegt ein dediziertes Tool vorne.

Wann Slack trotzdem reicht

Für reine interne Abstimmung ohne Kundenabrechnung oder gesetzliche Dokumentation kann Slack ausreichen. Wenn niemand die Stunden extern nachweisen muss und alle diszipliniert Einträge machen, spart man sich die zusätzliche Software.

Bei unseren Nutzern sehe ich aber meist das Gegenteil: Sobald ein Team auch nur eine Rechnung stellt oder Überstunden nachhalten will, wird der Aufwand mit Slack schnell größer als der Nutzen.

Was kleine Teams wirklich brauchen

Die meisten Teams mit unter zehn Leuten brauchen vor allem zwei Dinge: Schnelles Starten und Stoppen der Zeit sowie einen sauberen Export am Monatsende. Beides bietet eine dedizierte App von Haus aus.

Ein weiterer Punkt, der oft unterschätzt wird: Die Akzeptanz im Team. Wenn das Tool kompliziert ist, wird es nicht genutzt. Deshalb setzen wir bei Jomawo auf möglichst wenige Klicks. Das Feedback von kleinen Teams war hier sehr deutlich.

Wer noch unsicher ist, kann erstmal mit der kostenlosen Zeiterfassung bei jomawo.com starten und nach zwei Wochen entscheiden, ob die Daten besser sind als zuvor in Slack.