Lexoffice vs Zeiterfassungsapp für Freelancer

Warum Freelancer überhaupt über Zeiterfassung nachdenken

Die meisten Freelancer starten ohne großes System. Rechnungen schreiben, Projekte abwickeln, fertig. Irgendwann kommt der Moment, wo man merkt, dass die eigenen Stunden im Chaos untergehen. Ich habe das selbst erlebt, als ich noch nebenbei Jobs angenommen habe und am Monatsende nicht mehr genau wusste, wie viel Zeit wirklich in welches Projekt geflossen ist.

Lexoffice ist bei vielen das erste Tool, das sie installieren. Es hilft bei Rechnungen und Buchhaltung. Aber reicht das wirklich für saubere Zeiterfassung?

Was Lexoffice bei der Zeiterfassung kann

Lexoffice bietet eine Projektverwaltung und die Möglichkeit, Zeiten manuell einzutragen. Man legt ein Projekt an, tippt Stunden und Beträge ein. Für einfache Fälle funktioniert das. Doch sobald mehrere Projekte parallel laufen oder man unterwegs Zeiten erfassen will, wird es schnell unübersichtlich.

In Gesprächen mit Freelancern höre ich immer wieder dasselbe: Die manuelle Eingabe wird vergessen. Am Ende des Monats sitzt man dann vor dem Laptop und versucht, sich zu erinnern. Das kostet Zeit und Nerven.

Stärken von Lexoffice

• Rechnungen und Buchhaltung direkt verknüpft
• Keine extra Software nötig, wenn man sowieso dort bucht
• DSGVO-konform und in Deutschland weit verbreitet

Schwächen bei der reinen Zeiterfassung

Keine Timer-Funktion. Keine mobile App mit Start/Stopp. Keine automatischen Auswertungen über Projektzeiten. Wer nur gelegentlich Stunden notiert, kommt damit klar. Wer aber professionell abrechnen will, stößt schnell an Grenzen.

Wann eine dedizierte Zeiterfassungsapp sinnvoller ist

Hier kommt eine echte kostenlose Zeiterfassung ins Spiel. Mit einer App wie Jomawo startet man den Timer direkt am Handy oder im Browser. Die Zeiten laufen mit, auch wenn man zwischendurch telefoniert oder zum nächsten Termin fährt.

Ich erinnere mich an einen Entwickler, der mir erzählte, er habe früher alles in Excel notiert. Nach einem halben Jahr hat er gemerkt, dass er fast 15 Prozent seiner Stunden einfach vergessen hatte. Seitdem nutzt er eine App mit Timer und exportiert am Monatsende den Stundenzettel.

Praktische Vorteile im Alltag

• Timer läuft im Hintergrund
• Automatische Pausenberechnung möglich
• Projekte lassen sich mit wenigen Klicks anlegen
• Export als PDF oder CSV für die Buchhaltung

Gerade für Freelancer, die viel unterwegs sind, macht das einen spürbaren Unterschied. Man muss nicht abends alles nachholen.

Direkter Vergleich: Lexoffice oder Zeiterfassungsapp?

Wer nur gelegentlich Rechnungen schreibt und maximal zwei Projekte gleichzeitig hat, kann mit Lexoffice allein auskommen. Die Integration von Zeiten und Rechnungen spart dann ein paar Klicks.

Sobald die Auftragslage wächst oder man mehrere Kunden parallel betreut, lohnt sich eine separate App. Die Zeiten sind dann genauer, und man verliert weniger Stunden. Später kann man die Daten trotzdem in Lexoffice oder DATEV weiterverarbeiten.

Typische Situationen aus der Praxis

Ein Fotograf, mit dem ich gesprochen habe, trackt jetzt jede Session mit dem Handy. Früher hat er am Ende der Woche geschätzt. Die Rechnungen sind jetzt realistischer, und seine Kunden akzeptieren die Nachweise ohne Rückfragen.

Ein anderer Freelancer aus dem Marketing-Bereich nutzt beide Systeme nebeneinander: Jomawo für die genaue Erfassung und Lexoffice für die finale Rechnungsstellung. Der Export aus der Zeiterfassungsapp landet dann direkt als Anhang in der Buchhaltung.

Wie man die richtige Entscheidung trifft

Frag dich zuerst, wie viele Projekte du gleichzeitig betreust. Bei mehr als drei lohnt sich fast immer eine dedizierte Lösung. Schau dir auch an, ob du unterwegs erfassen willst oder alles am Schreibtisch erledigst.

Ein weiterer Punkt ist die Auswertung. In einer guten Zeiterfassungsapp siehst du sofort, welches Projekt wie viel Zeit verschlingt. Das hilft bei der Preisgestaltung für zukünftige Aufträge.

Am Ende geht es nicht darum, möglichst viele Tools zu nutzen. Es geht darum, dass die Stunden stimmen und du nicht unnötig Zeit mit Nachrechnen verlierst.

Probier einfach beide Wege aus. Die meisten entscheiden sich nach ein paar Wochen ganz klar für die Variante, die weniger Aufwand macht. Und wer unsere Funktionen anschaut, merkt schnell, wie einfach eine echte Zeiterfassung sein kann.