Kostenlose Zeiterfassungs-App vs Harvest: Was wirklich zählt

Harvest kostet schnell 20 Euro im Monat pro Nutzer

Ich habe vor ein paar Jahren selbst mit Harvest angefangen. Der Einstieg war einfach, die Oberfläche klar. Nach sechs Monaten kam die Rechnung: 12 Dollar pro User und Monat, bei drei Leuten in der Agentur. Das summierte sich schnell auf über 200 Euro im Jahr nur für die Zeiterfassung. Viele Freelancer und kleine Teams unterschätzen diesen Punkt anfangs.

Bei einer kostenlosen Zeiterfassungs-App wie Jomawo zahlst du erst, wenn du bestimmte Grenzen überschreitest. Für die meisten Solo-Freelancer oder Zwei-Personen-Teams bleibt es dauerhaft kostenlos. Das ist der erste und oft entscheidende Unterschied.

Projektabrechnung in der Praxis

Harvest kann Projekte nach Stunden oder Pauschale abrechnen. Das funktioniert. Allerdings musst du jedes Mal manuell prüfen, ob alle Zeiten erfasst sind, bevor du die Rechnung erstellst. Bei uns kam es vor, dass jemand vergessen hatte, die letzten zwei Stunden eines Support-Tickets einzutragen. Das waren bei 90 Euro Stundensatz 180 Euro, die erst später nachgebucht wurden.

In einer kostenlosen Zeiterfassungs-App siehst du oft schon während der Erfassung, ob ein Projekt Budget oder Zeitrahmen überschreitet. Bei Nordlicht Studios zum Beispiel läuft der Website-Relaunch mit einem festen Budget von 12.000 Euro. Nach 87 erfassten Stunden war klar, dass noch 14 Stunden Puffer blieben. Diese Warnung kam automatisch, ohne extra Klick.

Integrationen und Exporte

Harvest bietet viele Zapier-Verbindungen und direkte Exports nach QuickBooks oder Xero. Das ist stark, wenn du bereits in einem großen Buchhaltungssystem arbeitest. Für die meisten deutschen Freelancer und kleinen Agenturen reicht jedoch ein sauberer CSV- oder PDF-Export für den Steuerberater.

Bei Jomawo kannst du den Stundenzettel direkt als PDF mit allen relevanten Spalten herunterladen. Die DATEV-Schnittstelle ist in Arbeit, aber der aktuelle Export enthält bereits Projektname, Mitarbeiter, Datum, Start- und Endzeit sowie Pausen. Das hat bei Baumann & Partner Steuerberatung für den Mandantenportal-Auftrag gereicht, ohne weitere manuelle Anpassungen.

Rechenbeispiel: 14 nicht erfasste Viertelstunden

Nehmen wir einen Freelancer mit 85 Euro Stundensatz. Wenn pro Monat durchschnittlich 14 Viertelstunden nicht erfasst werden – zum Beispiel kurze Slack-Antworten oder schnelle Korrekturen –, ergibt das 3,5 Stunden. Bei 85 Euro sind das 297,50 Euro entgangener Umsatz im Monat. Über das Jahr 3.570 Euro. Viele merken das erst, wenn sie die monatliche Auswertung mit der tatsächlichen Rechnungsstellung vergleichen.

Eine kostenlose Zeiterfassungs-App mit Timer-Erinnerung oder automatischer Rundung reduziert diesen Verlust spürbar. Harvest hat ähnliche Funktionen, aber erst ab dem bezahlten Tarif ohne Einschränkungen.

Teamfunktionen und Rechte

Harvest erlaubt Rollen wie Admin, Manager und Mitarbeiter. Das ist bei fünf oder mehr Personen hilfreich. Bei zwei oder drei Leuten wird es schnell überkomplex. Ich halte detaillierte Rollenmodelle für überschätzt, wenn die meisten Nutzer sowieso alles sehen dürfen. Letzten Dienstag habe ich in unserer eigenen App mal wieder nur die Projektliste eines Kollegen angepasst – fünf Minuten, fertig.

In Jomawo kannst du Teammitglieder einfach hinzufügen und Projekte zuweisen. Jeder sieht nur seine eigenen Einträge und die Projekte, die ihm zugeteilt wurden. GreenBox Logistik nutzt das so für das Tracking-App-MVP: der Entwickler trackt nur auf seinem Projekt, der Projektleiter sieht alle Einträge. Keine extra Konfiguration nötig.

Was Harvest besser kann

Harvest hat eine sehr ausgereifte Rechnungsfunktion direkt im Tool. Du kannst Rechnungen erstellen, Teilbeträge festlegen und sogar Zahlungen tracken. Wenn du keine separate Rechnungssoftware nutzt, ist das ein echtes Plus. Bei Jomawo musst du die Zeiten exportieren und in deine Buchhaltung oder ein Tool wie Lexoffice übernehmen.

Auch die Reporting-Tiefe ist bei Harvest höher, wenn du sehr detaillierte Profitabilitätsanalysen pro Projekt brauchst. Die meisten unserer Nutzer kommen jedoch mit den Standard-Berichten aus und sparen sich die monatlichen Kosten.

Datenschutz und DSGVO

Harvest ist ein US-Unternehmen. Die Daten liegen auf amerikanischen Servern. Für viele Freelancer ist das unproblematisch. Wer jedoch mit sensiblen Kundendaten arbeitet oder strenge interne Richtlinien hat, fragt nach EU-Servern. Jomawo speichert alle Daten in Europa und bietet einen DSGVO-konformen Export auf Anfrage.

Das ist kein Showstopper für die meisten, aber ein Punkt, den ich bei der Entscheidung immer mitprüfe.

Wann Harvest trotzdem sinnvoll ist

Wenn du bereits viele Integrationen nutzt, Rechnungen direkt im Tool schreiben willst und mehr als zehn Personen im Team hast, kann Harvest die bessere Wahl sein. Die Bedienung ist ausgereift und der Support schnell. Die Kosten sind dann aber auch entsprechend höher.

Für alle anderen – Freelancer, kleine Agenturen, Vereine oder Teams bis fünf Personen – reicht eine solide kostenlose Zeiterfassungs-App meist vollkommen aus. Ich empfehle einfach, beide zwei Wochen mit echten Projekten zu testen und dann zu schauen, wie viel Zeit wirklich gespart wird und was am Ende übrig bleibt.