Reisezeiten bei Kundenbesuchen richtig erfassen

Warum Reisezeiten oft unterschätzt werden

Ich habe das selbst erlebt. Man fährt los, denkt an den Termin und vergisst, die Fahrtzeit mitzulaufen. Später beim Rechnungsstellen fehlt dann plötzlich eine Stunde. Das kennt vermutlich jeder, der öfter zu Kundenterminen unterwegs ist.

Reisezeiten sind Arbeitszeit. Punkt. Doch viele erfassen sie nur halbherzig oder vergessen sie komplett. Dabei geht es nicht nur um Fairness gegenüber dem Kunden, sondern auch um die eigene Kalkulation.

Was zählt eigentlich als Reisezeit?

Grundsätzlich die Zeit vom Verlassen des Büros oder der Wohnung bis zur Ankunft beim Kunden. Und natürlich die Rückfahrt. Wichtig ist die klare Abgrenzung: reine Fahrtzeit oder auch Wartezeiten am Bahnhof? Ich halte es einfach und zähle alles, was mit dem Weg zum Kunden zusammenhängt.

Manche rechnen nur die reine Fahrtzeit ab. Andere schließen auch die Zeit ein, die man für Parkplatzsuche oder das Aufbauen des Laptops braucht. Hier hilft eine klare Regel im eigenen Team oder mit dem Kunden.

Typische Situationen aus der Praxis

Stellen Sie sich vor, Sie fahren morgens 45 Minuten zu einem Kunden in der nächsten Stadt. Dort angekommen, suchen Sie noch zehn Minuten einen Parkplatz. Nach dem Termin geht es zurück, wieder 50 Minuten. Insgesamt fast zwei Stunden, die sonst oft untergehen.

Ein anderes Beispiel: Sie nutzen den Zug und arbeiten während der Fahrt am Laptop. Manche Kunden akzeptieren das als volle Arbeitszeit. Andere wollen nur die reine Reisezeit sehen. Deshalb lohnt es sich, das vorher abzustimmen.

So erfassen Sie Reisezeiten sauber mit Jomawo

In unserer Arbeitszeiterfassung lassen sich separate Kategorien für Reisezeiten anlegen. Das macht später die Auswertung deutlich einfacher.

Ich empfehle, für jeden Kundenbesuch einen eigenen Eintrag anzulegen und direkt die Fahrtzeit als eigene Position zu markieren. So sieht man auf einen Blick, wie viel reine Projektzeit und wie viel Reisezeit angefallen ist.

Praktische Schritte im Alltag

1. Timer starten, sobald Sie losfahren.
2. Bei Ankunft stoppen und die Zeit als „Reisezeit“ kennzeichnen.
3. Rückfahrt separat erfassen – auch wenn sie am selben Tag stattfindet.
4. Optional: Pausen oder Wartezeiten als eigene Kategorie laufen lassen.

Das klingt banal, aber die Disziplin fehlt oft. Deshalb habe ich mir angewöhnt, den Timer direkt beim Einsteigen ins Auto zu starten. Funktioniert erstaunlich gut.

Reisezeiten abrechnen – was ist erlaubt?

Hier scheiden sich die Geister. Manche Freelancer rechnen Reisezeiten zum vollen Stundensatz ab. Andere mit einem reduzierten Satz oder nur bis zu einer bestimmten Entfernung. Wichtig ist Transparenz.

Ich spreche das immer direkt im Angebot oder Vertrag an. So gibt es später keine bösen Überraschungen auf der Rechnung.

Ein Tipp aus vielen Gesprächen mit Nutzern: Legen Sie eine klare Obergrenze fest, zum Beispiel maximal zwei Stunden pro Strecke. Das schafft Vertrauen beim Kunden.

Interne Verlinkung und weitere Tipps

Wer öfter unterwegs ist, profitiert auch von unseren 5 Tipps für effiziente Zeiterfassung im Alltag. Dort geht es um ähnliche Alltagsfallen.

Und falls Sie noch nach einer guten Lösung für kostenlose Zeiterfassung suchen, schauen Sie sich Jomawo gerne an. Die Reisezeit-Funktion ist bewusst einfach gehalten.

Zum Schluss: Wer Reisezeiten konsequent erfasst, hat am Monatsende deutlich bessere Zahlen und weniger Diskussionen mit Kunden. Das spart Nerven und Geld.