Zeiterfassungsdaten an DATEV übertragen – So geht's

DATEV und Zeiterfassung – passt das zusammen?

Die kurze Antwort: Direktübertragung in Echtzeit gibt es selten. Die meisten Tools, auch kostenlose Zeiterfassung wie Jomawo, setzen auf strukturierte Exporte. Das reicht in der Praxis für die allermeisten Freelancer und kleinen Teams vollkommen aus.

Ich habe selbst früher stundenlang CSV-Dateien hin und her geschoben. Heute nutzen wir bei Jomawo ein Format, das DATEV ohne große Umwege akzeptiert. Mehr dazu gleich.

Welche Exportformate braucht DATEV eigentlich?

DATEV erwartet meist CSV oder spezielle XML-Strukturen. Wichtig sind klare Spalten für Datum, Mitarbeiter, Projekt, Stunden und Stundensatz. Fehlt nur eine Spalte, lehnt das System den Import oft ab.

Deshalb prüfen wir bei Jomawo vor jedem Export die gängigen DATEV-Vorgaben. Nutzer können dann mit einem Klick die passende Datei herunterladen.

Manueller Weg über CSV

Der klassische Weg: Stundenzettel als CSV exportieren und in DATEV hochladen. Funktioniert zuverlässig, braucht aber zwei Minuten Handarbeit pro Monat.

Manche Kollegen aus Nutzer-Feedback machen das sogar nur quartalsweise. Solange die Belege sauber sind, gibt es selten Rückfragen vom Steuerberater.

API oder direkte Schnittstelle – lohnt sich das?

Eine echte API-Verbindung zu DATEV ist für die meisten Solo-Selbstständigen und kleinen Agenturen überdimensioniert. Die Einrichtung dauert länger als der manuelle Export über Monate hinweg.

Wir haben deshalb bewusst auf eine einfache, stabile Exportlösung gesetzt. Wer später wächst und eine echte Schnittstelle braucht, kann immer noch auf professionelle DATEV-Partner umsteigen.

So nutzt du den Export in Jomawo

Öffne einfach den gewünschten Zeitraum in den Berichten. Wähle „DATEV-kompatibler Export“. Die Datei landet direkt im Download-Ordner.

Danach reicht ein kurzer Check der ersten Zeilen. Stimmen Projektkürzel und Stundensätze, kannst du die Datei sofort weitergeben.

Übrigens: Wer öfter exportiert, speichert die Einstellungen einmal ab. Beim nächsten Mal dauert der ganze Vorgang unter 30 Sekunden.

Typische Stolpersteine

Fehlende Projektzuordnung ist der häufigste Grund für fehlgeschlagene Importe. Deshalb empfehle ich, schon bei der Zeiterfassung sauber zu arbeiten.

Ein weiterer Punkt: Pausen. DATEV erwartet oft Netto-Stunden. Unsere Software zieht Pausen automatisch ab, wenn du das aktivierst.

Was ändert sich für Steuerberater und Buchhaltung?

Viele Steuerberater sind froh, wenn sie keine handschriftlichen Zettel mehr bekommen. Ein sauber strukturierter Export spart ihnen Zeit – und damit dir Geld.

Ich höre immer wieder, dass Berater die DATEV-Importe sogar selbst einrichten, sobald die Dateien einheitlich sind.

Alternative: Rechnungen direkt aus der Zeiterfassung

Statt nur Rohdaten zu liefern, kannst du in Jomawo auch fertige Rechnungen erstellen. Die enthalten bereits alle DATEV-relevanten Felder.

Manche Nutzer schicken ihrem Steuerberater einfach die PDF-Rechnungen und die zugehörige CSV. Das reduziert Nachfragen nochmal deutlich.

Mehr zu unseren Export- und Rechnungsfunktionen findest du auf der Stundenzettel-Export-Seite.

Praktische Tipps aus dem Alltag

Am besten legst du dir eine feste Routine zu. Jeden Monatsletzten exportiere ich bei mir selbst die Daten und lege sie im DATEV-Ordner ab. Dauert fünf Minuten, spart aber später viel Sucherei.

Wer im Team arbeitet, kann den Export auch an eine Person delegieren. So bleibt alles zentral und nachvollziehbar.

Ein letzter Hinweis: Immer die aktuelle DATEV-Version im Blick behalten. Kleinere Formatänderungen kommen gelegentlich vor. Wir passen unsere Exporte dann zeitnah an.

Am Ende bleibt die Frage: Brauchst du wirklich eine direkte Schnittstelle oder reicht ein zuverlässiger Export? Für die meisten reicht Letzteres vollkommen.