Zeiterfassung mit Lexoffice oder DATEV integrieren

Warum die Frage nach Integration so häufig kommt

Bei Gesprächen mit Freelancern und kleinen Agenturen höre ich immer wieder dieselbe Situation: Die Zeiten sind erfasst, doch am Monatsende stehen die Stunden noch einmal in Excel, weil die Buchhaltungssoftware sie nicht automatisch übernimmt. Das kostet Zeit und Nerven. Deshalb lohnt es sich, die tatsächlichen Möglichkeiten genau anzuschauen.

Direkte API-Schnittstellen – was aktuell möglich ist

Jomawo bietet derzeit keine native Zwei-Wege-API zu Lexoffice oder DATEV. Das klingt erst einmal enttäuschend, ist aber in der Praxis oft weniger dramatisch als gedacht. Die meisten Anwender arbeiten mit Export-Dateien, die beide Systeme problemlos verarbeiten können. Wer eine echte API braucht, sollte prüfen, ob DATEV Unternehmen Online oder Lexoffice selbst Erweiterungen anbieten, die Jomawo-Daten später automatisch einlesen.

Export-Formate, die wirklich helfen

Im Bereich Stundenzettel Export kannst du CSV, PDF und Excel-Dateien herunterladen. Diese Formate lassen sich in Lexoffice über den Rechnungsassistenten importieren. Bei DATEV funktioniert der CSV-Import über die Buchungsstapel oder den DATEV-Connector für Belege. Wichtig ist dabei die richtige Spaltenreihenfolge – Projekt, Datum, Dauer, Mitarbeitername und Stundensatz.

Ein konkretes Beispiel aus dem Alltag

Nehmen wir einen Freelancer mit 95 € Stundensatz. Er vergisst im Monat durchschnittlich 2,5 Stunden, weil er sie in einer separaten Tabelle nachgetragen hat. Das sind 237,50 € Umsatz, die nicht in Rechnung gehen. Mit dem Export aus Jomawo und direktem Import in Lexoffice spart er sich diese Nacharbeit. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, weil keine manuellen Übertragungen mehr nötig sind. Bei vier Projekten im Monat summiert sich das schnell auf über 900 €.

So funktioniert der Weg zu Lexoffice

1. Alle erfassten Zeiten im gewünschten Zeitraum filtern.
2. CSV-Export mit den Spalten Projekt, Datum, Stunden, Beschreibung, Stundensatz.
3. In Lexoffice unter Einnahmen den Import-Assistenten starten und die Datei hochladen.
4. Lexoffice ordnet die Positionen automatisch den passenden Rechnungen zu.

Ein kleiner Tipp aus Nutzer-Feedback: Vor dem Import die Projektbezeichnungen in Jomawo genau mit den Leistungspositionen in Lexoffice abgleichen. Sonst entstehen doppelte Einträge.

Der Weg zu DATEV

DATEV erwartet oft eine etwas andere Struktur. Hier hilft der Export als DATEV-kompatible CSV über die Funktion „Buchungsstapel“. Die Datei enthält dann bereits die Kontenrahmen-Nummern, die du in Jomawo einmalig hinterlegen kannst. Danach läuft der Import in DATEV Unternehmen Online oder Classic weitgehend automatisch. Wer noch mit älteren DATEV-Versionen arbeitet, nutzt besser den PDF-Export und bucht manuell nach – das ist zwar etwas mehr Aufwand, aber rechtssicher.

Vergleich der Export-Optionen

Rechtliche und praktische Grenzen

Das EuGH-Urteil von 2019 und der BAG-Beschluss von 2022 schreiben vor, dass Arbeitszeiten objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst werden müssen. Der Export selbst ist dabei unproblematisch, solange die Originaldaten in Jomawo erhalten bleiben. Wer die Dateien nur einmalig exportiert und danach löscht, verliert die Nachweispflicht. Deshalb empfehle ich, die Rohdaten mindestens sechs Jahre aufzubewahren.

Was noch fehlt und wie man damit umgeht

Manche Nutzer wünschen sich eine echte Push-Übertragung ohne manuelles Exportieren. Solange Jomawo keine direkte DATEV- oder Lexoffice-Anbindung hat, bleibt der Export der zuverlässigste Weg. Wer sehr viele Rechnungen schreibt, kann über die Berichte-Funktion monatliche Sammel-CSVs erstellen und diese als Vorlage für den Import nutzen. Das spart pro Monat etwa 15–20 Minuten.

Übrigens: Bei unseren Nutzern sehe ich oft, dass sie zuerst mit dem CSV-Export starten und später, wenn das Volumen steigt, auf eine zusätzliche Middleware wie Make oder Zapier umsteigen. Das ist kein Muss, aber eine Option für wachsende Teams.

Fazit aus der Praxis

Direkte Integrationen sind derzeit nicht vorhanden, aber der Exportweg funktioniert stabil und ist für die meisten Freelancer und kleinen Agenturen völlig ausreichend. Wer Lexoffice oder DATEV nutzt, spart mit sauberen Exporten aus Jomawo spürbar Zeit und reduziert Übertragungsfehler. Probiere einfach den CSV-Export aus – meist reicht schon ein Testmonat, um zu sehen, ob der Prozess passt.

Mehr dazu findest du auf jomawo.com.