Zeiten für mehrere Projekte tracken: So behältst du den Überblick

Ich sitze oft abends noch am Laptop und frage mich, wie viele Minuten ich eigentlich für Projekt A und wie viele für Projekt B gebraucht habe. Das kennt vermutlich jeder, der parallel an zwei oder drei Aufträgen arbeitet.

Warum das gleichzeitige Tracken so knifflig ist

Du startest den Morgen mit einer Kundenbesprechung für Projekt Eins. Danach springst du in die Code-Review für Projekt Zwei. Dazwischen kommt noch eine kurze Anfrage aus Projekt Drei. Am Ende des Tages fehlen dir die genauen Zahlen.

Manuelle Notizen auf Zetteln funktionieren eine Weile, bis der Zettel irgendwo verschwindet. Eine einfache Tabelle im Browser hält länger, aber sie wird schnell unübersichtlich, wenn drei Kunden gleichzeitig nachfragen.

Typische Stolpersteine aus der Praxis

Ein Entwickler erzählte mir neulich, er habe drei Wochen lang nur geschätzt. Die Rechnung passte dann hinten und vorne nicht. Ein anderer hat jeden Wechsel manuell in eine Excel-Datei getragen – und nach vier Tagen die Lust verloren.

Die Lösung liegt nicht in noch mehr Disziplin. Sie liegt in einem Tool, das den Wechsel zwischen Projekten mit einem Klick erlaubt.

So trackst du mehrere Projekte parallel

Bei Jomawo legst du einfach ein neues Projekt an und startest den Timer. Wechselst du zum nächsten Auftrag, stoppst du den ersten Timer und startest den zweiten. Alles läuft im Hintergrund mit.

Du siehst sofort, wie viel Zeit bereits in welches Projekt geflossen ist. Kein Umschalten zwischen Tabs, keine extra App auf dem Handy.

• Projekt anlegen mit kurzer Beschreibung
• Timer starten und stoppen per Klick
• Automatische Summe pro Projekt und pro Tag
• Export als PDF oder CSV für die Abrechnung

Das spart mir persönlich jeden Tag fünf bis zehn Minuten, die ich früher mit Nachrechnen verbracht habe.

Praktische Beispiele aus dem Agentur-Alltag

Stell dir vor, du betreust zwei Websites gleichzeitig. Morgens arbeitest du zwei Stunden an der neuen Landingpage für Kunde A. Nach dem Mittagessen geht es für Kunde B an die Bugfixes. Am Abend siehst du in der Übersicht: 2,1 Stunden bei A, 3,4 Stunden bei B. Kein Kopfzerbrechen mehr.

Falls du noch tiefer einsteigen willst, schau dir unsere Projektzeiterfassung genauer an. Dort erklären wir, wie du auch Teilaufgaben innerhalb eines Projekts sauber trennst.

Tipps für den reibungslosen Einstieg

Beginne mit maximal drei aktiven Projekten. Mehr bringt am Anfang nur Verwirrung. Nach einer Woche siehst du schon, ob du bestimmte Aufgaben öfter vergisst.

Nutze auch die Pausenfunktion. Wenn das Telefon klingelt oder ein Kollege kurz vorbeikommt, pausierst du einfach den aktuellen Timer. So bleibt die Zeit sauber getrennt.

Am Freitag schaue ich mir immer die Wochenübersicht an. Dort sehe ich sofort, ob ein Projekt mehr Zeit frisst als geplant. Das hilft bei der nächsten Kalkulation enorm.

Was passiert mit der Abrechnung?

Am Monatsende exportierst du die Zeiten pro Projekt. Der Kunde bekommt nur die Stunden, die wirklich für ihn angefallen sind. Keine Vermischung mehr mit anderen Aufträgen.

Das spart Rückfragen und macht dich als Freelancer oder Agentur professioneller.

Interne Verlinkung und weitere Features

Wenn du in einem Team arbeitest, kannst du die Projektzeiten auch freigeben. Jeder sieht nur die eigenen Einträge, der Projektleiter behält den Gesamtüberblick. Mehr dazu findest du auf der Projektzeiterfassungs-Seite.

Und falls du gerade erst startest: Mit kostenloser Zeiterfassung kannst du direkt loslegen, ohne Kreditkarte.

Probiere es einfach aus. Nach drei Tagen wirst du merken, wie viel ruhiger der Kopf wird, wenn die Zeiten automatisch mitlaufen.