Zeiterfassungsdaten für den Steuerberater vorbereiten

Warum saubere Daten beim Steuerberater zählen

Der Steuerberater braucht keine bunten Diagramme. Er braucht klare Zahlen. Ich habe das selbst erlebt, als ich vor zwei Jahren meine ersten Jahresabschlüsse mit Jomawo gemacht habe. Die erste Übergabe war chaotisch. Danach habe ich mir ein System angewöhnt, das bis heute funktioniert.

Viele Freelancer schicken einfach einen Export raus. Das führt zu Rückfragen. Rückfragen kosten Zeit. Und Zeit kostet Geld.

Welche Daten wirklich gebraucht werden

Der Steuerberater interessiert sich vor allem für abrechenbare Stunden pro Projekt und Kunde. Dazu kommen Pausen, Urlaub und Krankheitstage. Alles andere ist meist Beiwerk.

Ich sortiere deshalb immer zuerst nach Kunden. Danach nach Projekten. So sieht man sofort, wo die meisten Stunden gelaufen sind.

Export-Formate, die der Steuerberater mag

Excel bleibt der Klassiker. CSV funktioniert ebenfalls gut. PDF nur, wenn keine weiteren Änderungen nötig sind. In Jomawo kannst du beide Varianten mit einem Klick erzeugen.

Ein Tipp aus der Praxis: immer die Rohdaten mitnehmen. Nicht nur die fertigen Berichte. Der Steuerberater kann dann selbst filtern, falls etwas unklar ist.

Spalten, die fast immer fehlen

• Rechnungsnummer
• Stundensatz
• Ob die Stunde bereits abgerechnet wurde

Ohne diese drei Spalten wird es schnell unübersichtlich. Ich habe das ein paarmal vergessen und musste hinterher noch mal nachreichen.

Typische Fehler bei der Vorbereitung

Die häufigste Baustelle sind doppelte Einträge. Besonders wenn man mehrere Geräte nutzt. Ein zweiter Klassiker sind fehlende Pausen. Die Steuerprüfung schaut sich das gerne genauer an.

Deshalb lasse ich mir von Jomawo automatisch Pausen vorschlagen. Das spart manuelle Korrekturen.

Wie lange im Voraus vorbereiten

Am besten zwei Wochen vor dem Termin mit dem Steuerberater. So bleibt noch Puffer für Rückfragen. Wer erst am Vortag anfängt, hat meistens Stress.

Ich plane das inzwischen fest in meinen Kalender ein. Sonst verschiebt es sich immer wieder.

Interne Verlinkung und Tools

Wer seine Daten schon länger manuell in Excel pflegt, sollte sich einmal anschauen, wo die Grenzen liegen. Viele wechseln später zu einer App, weil die Fehlerquote sinkt.

Übrigens: falls du gerade erst startest, lohnt sich ein Blick auf kostenlose Zeiterfassung mit Export-Funktion. Die Grundversion reicht für die meisten Solo-Freelancer völlig aus.

Checkliste vor der Übergabe

1. Alle Stunden bis zum Stichtag erfasst?
2. Rechnungsnummern ergänzt?
3. Private und geschäftliche Zeiten getrennt?
4. Export ohne Formatierungsfehler?

Wer diese vier Punkte abhakt, spart beim Steuerberater meist eine halbe Stunde. Das summiert sich über das Jahr.

Am Ende bleibt die Frage: Wie viel Zeit willst du wirklich mit Nachfragen verlieren? Ein sauberer Export lohnt sich fast immer.