Stundenzettel für den Steuerberater vorbereiten – so geht’s

Was der Steuerberater wirklich sehen will

Dein Steuerberater braucht keine schönen Tabellen. Er braucht nachvollziehbare Zahlen. Bei unseren Nutzern sehe ich oft, dass Listen mit nur Projektname und Gesamtstunden zurückkommen, weil fehlende Tage oder Pausen fehlen.

Ein guter Stundenzettel zeigt pro Tag: Datum, Start, Ende, Pausen, Projekt oder Kunde und eine kurze Beschreibung. Alles andere führt zu Nachfragen.

Welche Zeiträume abdecken?

Der Steuerberater will meist den gesamten Abrechnungszeitraum sehen. Bei monatlicher Abrechnung reicht der Monat. Bei der Jahresabschlusserstellung brauchst du alle zwölf Monate. Ich habe mal einen Freelancer erlebt, der nur die letzten drei Monate geschickt hat – das hat zwei Wochen Verzögerung gekostet.

Export aus der Zeiterfassungs-App

Bei Jomawo kannst du direkt einen PDF- oder Excel-Export mit allen Pflichtfeldern erstellen. Wähle den Zeitraum, filtere nach Kunde oder Projekt und lade die Datei herunter. Der Export enthält bereits Spalten für Datum, Uhrzeit, Pausen und Projekt. Du sparst dir das manuelle Zusammenkopieren.

Unsere Export-Funktion ist genau dafür gemacht. Du musst nur noch prüfen, ob alle Einträge plausibel sind.

Beispielrechnung: Was fehlende Viertelstunden kosten

Angenommen du berechnest 85 € pro Stunde. Im Monat vergisst du durchschnittlich 12 Viertelstunden (also 3 Stunden) einzutragen. Das sind 255 € Umsatz, die nicht in der Buchhaltung auftauchen. Über das Jahr summiert sich das auf über 3.000 €. Deshalb lohnt es sich, die Daten vor dem Export noch einmal kurz zu checken.

Häufige Stolpersteine beim Vorbereiten

Manche vergessen Pausen komplett. Andere tragen nur Projektstunden ein, aber keine internen Tätigkeiten wie Buchhaltung oder Akquise. Beides sieht der Steuerberater später bei der Gewinnermittlung.

Ein weiterer Klassiker: unterschiedliche Schreibweisen desselben Kunden. „Müller GmbH“ und „Müller GmbH & Co. KG“ landen dann als zwei verschiedene Projekte. Ein kurzer Abgleich vor dem Export spart Zeit.

Sonderfall: Überstunden und Zuschläge

Wenn du Überstunden mit Zuschlägen abrechnest, müssen diese separat ausgewiesen sein. Der Steuerberater braucht klare Nachweise, sonst kann er sie nicht korrekt verbuchen. Nutze dafür am besten eine klare Struktur beim Ausfüllen, damit Zuschläge sofort erkennbar sind.

Welche Dateiformate sind sinnvoll?

Die meisten Steuerberater bevorzugen PDF für die Ablage und Excel, wenn sie noch Anpassungen brauchen. Bei Jomawo kannst du beides mit einem Klick erzeugen.

Interne Tätigkeiten nicht vergessen

Neben den abrechenbaren Stunden gehören auch nicht abrechenbare Zeiten in den Stundenzettel. Dazu zählen Fortbildungen, Verwaltung oder die Pflege der Website. Der Steuerberater sieht sonst nur einen Teil deines Aufwands und kann deine tatsächliche Auslastung nicht richtig einschätzen.

Ich tracke selbst seit Jahren alles, auch die halbe Stunde, die ich für die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung brauche. Das hilft mir später bei der eigenen Kalkulation enorm.

Letzte Prüfung vor dem Verschicken

Bevor du die Datei hochlädst, geh die Liste noch einmal durch: Sind alle Tage des Monats erfasst? Fehlen Einträge an Feiertagen oder Wochenenden? Stimmen die Summen mit deinen Rechnungen überein?

Ein kurzer Abgleich mit den ausgestellten Rechnungen reicht meist aus. So vermeidest du Rückfragen vom Steuerberater.

Am Ende sparst du dir und deinem Berater Zeit, wenn die Daten sauber und vollständig sind. Mit einer guten kostenlosen Zeiterfassung wird der Export zum Routine-Schritt statt zum monatlichen Stress.