Stundenzettel Export für Kundenabrechnung

Warum der Export von Stundenzetteln oft Zeit kostet

Ich habe in Gesprächen mit Freelancern immer wieder gehört, wie mühsam es sein kann, am Monatsende alle Stunden zusammenzutragen. Manche sitzen stundenlang vor Excel, kopieren Werte und hoffen, dass nichts fehlt. Genau hier setzt eine gute Zeiterfassungssoftware an.

Bei Jomawo haben wir den Export bewusst einfach gehalten. Du wählst den Zeitraum, filterst nach Projekt oder Kunde und lädst die Datei herunter. Fertig.

Welche Formate sinnvoll sind

PDF eignet sich gut, wenn du den Nachweis direkt per Mail schicken willst. CSV oder Excel brauchst du, wenn dein Steuerberater oder die Buchhaltung weiterverarbeitet. In Jomawo kannst du beide Varianten direkt aus dem Bericht heraus erzeugen.

Ein kurzer Hinweis aus der Praxis: Viele Kunden wollen keine Rohdaten, sondern eine übersichtliche Tabelle mit Summen pro Aufgabe. Deshalb bieten wir eine Vorlage an, die genau das tut.

Schritt-für-Schritt: Stundenzettel exportieren

Öffne zuerst den Bereich Berichte. Dort siehst du alle erfassten Zeiten auf einen Blick. Wähle den gewünschten Zeitraum aus – zum Beispiel den vergangenen Monat.

Danach filterst du nach dem konkreten Kunden oder Projekt. Das spart dir später Nacharbeit. Klicke auf Export und entscheide dich für PDF oder CSV.

Die Datei landet direkt in deinem Download-Ordner. Du kannst sie sofort weiterleiten oder noch einmal kurz prüfen.

Typische Stolpersteine beim Export

Ein häufiger Fehler: Man vergisst, Pausen oder Reisezeiten auszuschließen. In den Einstellungen kannst du festlegen, welche Einträge automatisch mit exportiert werden. Das habe ich selbst erst nach ein paar Monaten richtig eingestellt und mir dadurch viel Korrekturaufwand erspart.

Auch die Spaltenreihenfolge spielt eine Rolle. Manche Kunden wollen zuerst die Datum-Spalte sehen, andere die Projektbezeichnung. Du kannst die Reihenfolge vor dem Export anpassen.

Stundenzettel direkt in die Rechnung übernehmen

Der Export ist nur der erste Schritt. Danach geht es darum, die Zahlen sauber in deine Rechnung zu bringen. Viele nutzen dafür unsere Stundenzettel-Export-Funktion und kopieren die Summen einfach in ihr Rechnungsprogramm.

Wenn du öfter mit denselben Kunden arbeitest, lohnt es sich, eine feste Vorlage zu hinterlegen. So sparst du bei jeder Abrechnung ein paar Minuten.

Interne Verlinkung zu passenden Artikeln

Wer noch unsicher ist, wie man Stundenzettel überhaupt richtig ausfüllt, findet hier eine gute Anleitung: Stundenzettel richtig ausfüllen. Und für alle, die eine Vorlage brauchen: Stundenzettel Vorlage PDF.

Tipps aus dem Gründer-Alltag

Ein Kunde hat mir letztens erzählt, dass er früher jeden Monat zwei Stunden für die Abrechnung brauchte. Nach dem Umstieg auf Jomawo waren es nur noch zwanzig Minuten. Der Unterschied liegt vor allem darin, dass alle Zeiten schon sauber getrennt nach Projekt erfasst sind.

Übrigens: Wenn du viele kleine Aufträge hast, lohnt es sich, schon während der Erfassung kurze Notizen zu hinterlegen. Beim Export siehst du dann sofort, welche Positionen zusammengehören.

Automatische Summen und Überstunden

Manche Projekte haben feste Stundenkontingente. Im Bericht siehst du sofort, ob du darüber liegst. Beim Export kannst du diese Warnung mit ausgeben lassen – praktisch, wenn du später nachverhandeln musst.

Ich selbst nutze diese Funktion vor allem bei Agenturprojekten, wo mehrere Teammitglieder gleichzeitig tracken.

Was du beim Export noch beachten solltest

Prüfe vor dem Versand immer die Zeitzone. Wenn du international arbeitest, kann es sonst zu Verschiebungen kommen. In den Einstellungen lässt sich das Standard-Format festlegen.

Auch die Dateibenennung ist nicht unwichtig. Eine klare Struktur wie „Kunde_Monat_Jahr.pdf“ hilft später bei der Ablage enorm.

Und zu guter Letzt: Speichere die exportierten Dateien nicht nur lokal, sondern auch in deinem Projektordner. So hast du bei Nachfragen sofort alles parat.

Probier es einfach mal aus. Auf jomawo.com kannst du kostenlos starten und den Export direkt testen.