Billable und non-billable Stunden tracken – so geht’s

Warum die Trennung so wichtig ist

Ich sitze oft mit Freelancern am Telefon. Viele tracken einfach alles in einem Block. Später beim Rechnungsstellen merken sie: Die Hälfte der Stunden ist nicht abrechenbar. Das ärgert.

Billable Stunden sind die, die du deinem Kunden in Rechnung stellen kannst. Non-billable Stunden sind interne Arbeit, die trotzdem anfällt. Meetings ohne Kunden, E-Mails sortieren, Buchhaltung, Akquise. Beides muss erfasst werden, aber getrennt.

Typische Beispiele aus dem Alltag

Ein Entwickler arbeitet drei Stunden am Code für Projekt A. Das ist billable. Danach eine Stunde Bugfix für ein altes Projekt, das nicht mehr bezahlt wird – non-billable. Zwei Stunden Recherche für ein neues Angebot – ebenfalls non-billable. Wenn du das nicht sauber trennst, verlierst du den Überblick über deine echte Auslastung.

Wie du billable und non-billable Stunden in der Praxis trackst

Am einfachsten funktioniert es mit einer App, die Tags oder Projekte erlaubt. Du legst pro Kunde ein Projekt an und markierst die Tasks als billable oder non-billable. Bei Jomawo geht das direkt beim Starten des Timers.

Manche nutzen noch Excel. Das klappt bei wenigen Projekten, wird aber schnell unübersichtlich. Besser ist eine Software, die später auch Berichte erstellt. So siehst du sofort, wie viel Prozent deiner Zeit wirklich bezahlt wird.

Schritt-für-Schritt im Alltag

1. Timer starten, sobald du mit Kundenarbeit beginnst.
2. Bei internen Aufgaben einen separaten Eintrag mit Tag „non-billable“ anlegen.
3. Am Abend kurz checken, ob alles richtig zugeordnet ist.
4. Wöchentliche Auswertung anschauen: Wie hoch ist der Anteil billable Stunden?

Ich habe früher selbst oft vergessen, die internen Dinge zu tracken. Am Monatsende fehlten dann Stunden im Kalender. Seit ich alles erfasse, sehe ich klarer, wo Zeit verloren geht.

Typische Fallen beim Tracken

Viele vergessen die kleinen non-billable Aufgaben. Fünf Minuten hier, zehn Minuten dort. Addiert sich. Andere tracken zwar, aber nutzen keine Tags. Später können sie nicht mehr sagen, warum eine Stunde nicht abgerechnet wurde.

Ein weiterer Punkt: Reisezeiten. Manche Kunden zahlen sie, andere nicht. Hier hilft es, eine klare Regel zu haben und diese direkt beim Tracken anzuwenden.

Wie dir gute Software dabei hilft

Bei kostenloser Zeiterfassung kannst du Projekte mit einem Klick als billable markieren. Die Berichte zeigen dann sofort den Unterschied. Du siehst, wie viel Zeit du pro Kunde wirklich abrechnest und wo interne Aufgaben zu viel fressen.

Ich empfehle außerdem, einmal pro Woche die Daten anzuschauen. So merkst du früh, wenn ein Projekt zu viele non-billable Stunden frisst und du vielleicht den Preis anpassen solltest.

Ein passender Artikel dazu ist Projektzeiterfassung – So tracken Sie Projekte effizient. Dort geht es um die praktische Umsetzung bei mehreren laufenden Projekten.

Was sich für mich bewährt hat

Am besten klappt es, wenn ich morgens schon die wichtigsten Tasks als billable oder non-billable plane. Dann läuft der Timer und ich muss nicht mehr nachdenken. Abends reicht ein kurzer Blick, ob alles stimmt. Das spart Zeit und Nerven.

Unterm Strich geht es nicht darum, jede Minute zu erfassen. Es geht darum, die richtigen Kategorien zu nutzen. So weißt du am Ende des Monats genau, wo dein Geld herkommt und wo du Zeit verschenkst.